Schlüssel nicht vollständig
Der Altdienstleister gibt nicht alle Schlüssel zurück. Ohne dokumentierte Übergabe ist später nicht klärbar, wie viele im Umlauf sind.
Für eine Verwaltung ist nicht die einzelne Fläche das Problem, sondern die Anzahl der Ansprechpartner. Zwölf Objekte mit fünf Dienstleistern bedeuten fünf Vertragslogiken, fünf Abrechnungsrhythmen und bei jeder Beschwerde die Frage, wer eigentlich zuständig ist.
Der praktische Gewinn liegt weniger im Preis als in der Vereinheitlichung. Wenn alle Objekte dasselbe Leistungsverzeichnis verwenden, lässt sich eine Beschwerde in Minuten gegen den vereinbarten Umfang prüfen, statt drei Verträge nebeneinanderzulegen.
Dazu kommt die Vertretungsfrage. Bei Einzelvergaben bedeutet ein Ausfall, dass ein Objekt unversorgt bleibt. Bei zentraler Betreuung wird aus dem vorhandenen Stamm nachbesetzt, ohne dass die Verwaltung tätig werden muss.
Wir arbeiten mit einer festen Objektliste, in der Adresse, Umfang, Turnus, Schlüsselnummer und Ansprechpartner je Liegenschaft hinterlegt sind. Diese Liste ist die gemeinsame Grundlage für beide Seiten.
Beides ist sinnvoll, aber ab einer bestimmten Objektzahl kippt der Verwaltungsaufwand.
Alle Liegenschaften werden begangen und der tatsächliche Zustand erfasst.
Abweichende Altverträge werden auf ein gemeinsames Leistungsbild gebracht.
Übergabe dokumentiert, Nummern werden neutral vergeben, kein Adressbezug.
Objekte gehen gruppenweise in den Turnus, nicht alle am selben Tag.
Nebenkosten müssen umlagefähig und erklärbar sein. Deshalb weisen wir Leistungen je Objekt getrennt aus, auch wenn eine Sammelrechnung gestellt wird, und trennen laufende von einmaligen Positionen.
Sonderleistungen wie Grundreinigungen oder Leerstandsarbeiten laufen als eigene Beauftragung mit eigenem Beleg. So lässt sich in der Versammlung sauber zwischen laufendem Aufwand und Einzelmaßnahme unterscheiden.
Der Altdienstleister gibt nicht alle Schlüssel zurück. Ohne dokumentierte Übergabe ist später nicht klärbar, wie viele im Umlauf sind.
Kündigungsfristen greifen unterschiedlich. Für eine Übergangszeit werden Objekte doppelt berechnet.
Wird der Zustand bei Übernahme nicht festgehalten, werden Altmängel später dem neuen Dienstleister zugerechnet.
Ein Start am selben Tag überlastet die Einteilung. Gestaffelte Übernahme ist fast immer die ruhigere Variante.
Die Umlagefähigkeit entscheidet, ob eine Position über die Betriebskosten abgerechnet werden kann. Laufende Reinigung ist in der Regel umlagefähig, eine einmalige Grundreinigung nach Instandsetzung häufig nicht, weshalb beide Positionen getrennt ausgewiesen gehören.
Wir übernehmen keine Hausmeisterfunktion, keine technischen Prüfpflichten, keine Verkehrssicherungspflicht außerhalb ausdrücklich beauftragter Leistungen und keine Kommunikation mit Mietern in Verwaltungsangelegenheiten. Mietermeldungen leiten wir weiter, beantworten sie aber nicht im Namen der Verwaltung.
Ja. Neue Liegenschaften werden nach Begehung in das bestehende Leistungsverzeichnis aufgenommen, ohne dass ein neuer Rahmenvertrag nötig wird.
Einen für alle Objekte. Bei Bedarf benennen wir zusätzlich einen Vertreter, damit Urlaub und Krankheit keine Lücke erzeugen.
Nummeriert und ohne Adressbezug, mit dokumentierter Ausgabe und Rücknahme. Ein Verlust wird unverzüglich gemeldet.
Diese Positionen werden bei Bestandsobjekten regelmäßig gemeinsam beauftragt.